anwender:serienbrief
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— | anwender:serienbrief [15.03.2018 12:21] (aktuell) – angelegt - Externe Bearbeitung 127.0.0.1 | ||
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+ | ====== Serienbriefe, | ||
+ | Dieser Artikel beschreibt die Erstellung von Serienbriefen, | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | ===== Vorgehensweise ===== | ||
+ | - Empfänger bestimmen und Adressen aufbereiten | ||
+ | - Adressdaten exportieren | ||
+ | - Adressen in einem geeigneten Programm Ihrer Wahl (z.B. Microsoft Word oder einem Bulk Mailer) weiterverarbeiten. | ||
+ | ===== Adressen aufbereiten ===== | ||
+ | |||
+ | ==== meine Mailingliste öffnen ==== | ||
+ | Zur Aufbereitung der Adressen dient die IFW Funktion " | ||
+ | Führen Sie dazu den Menüpunkt " | ||
+ | Jeder Mitarbeiter hat seine eigene "meine Mailingliste" | ||
+ | \\ | ||
+ | Sollte die Mailingliste nicht leer sein löschen Sie die Einträge. | ||
+ | |||
+ | ==== Einträge in "meine Mailingliste" | ||
+ | Öffnen Sie das Kontextmenü, | ||
+ | |||
+ | ==== Adressen hinzufügen ==== | ||
+ | Drücken Sie < | ||
+ | |||
+ | Sind die gewünschten Adressen markiert drücken Sie < | ||
+ | |||
+ | ==== Adressen aufbereiten ==== | ||
+ | Bereiten Sie nun die Mailingliste auf um die gewünschten Adressen herauzufiltern.\\ | ||
+ | Sortieren Sie nach **Ort, Gruppe, Mailingadresse oder Umsatz**. Nutzen Sie die Selektionsfunktion um Adressen einer bestimmten **Abteilung oder Funktion** zu markieren. Oder Selektieren Sie nach Kennzeichen/ | ||
+ | Löschen Sie nicht benötigten Adressen. Tragen Sie fehlende Daten (z.B. Emailadressen) nach. | ||
+ | |||
+ | <WRAP info round center 75%> | ||
+ | * Klicken Sie auf die verschiedenen Reiter am unteren Rand der Mailingliste um z.B. Umsätze oder Mailingadressen zu sehen. | ||
+ | * Änderungen die Sie in der Mailingliste vornehmen ändern nichts im Kundenstamm. | ||
+ | * Jeder IFW Benutzer hat seine eigene Mailingliste. D.h. Sie können die Liste Ihrer Kollegen nicht sehen und sie müssen mit Ihrem Benutzer im IFW angemeldet sein um Ihre Mailingliste sehen zu können. | ||
+ | * Eine in der Maillingliste **versehentlich gelöschte** Adresse fügen Sie mit < | ||
+ | * Eine im Kundestamm geänderte Adresse (z.B. Mailingadresse eingegeben) fügen Sie mit < | ||
+ | </ | ||
+ | ===== Adressen exportieren und Serienbrief erstellen ===== | ||
+ | ==== Serienbrief am Beispiel Microsoft Word ==== | ||
+ | {{popup> : | ||
+ | {{popup> : | ||
+ | Bereiten Sie zuerst wie oben beschrieben die Adressen in " | ||
+ | Selektieren sie dann die gewünschten Adressen. Drücken Sie < | ||
+ | Starten Sie dann Microsoft Word. | ||
+ | \\ | ||
+ | {{popup> : | ||
+ | * **Microsoft Word 2003:** Serienbriefe finden Sie unter **" | ||
+ | |||
+ | * **Andere Textverarbeitungsprogrammens** ist der Ablauf ähnlich. Erstellen Sie wie oben beschrieben die CSV Datei mit den Adressen und importieren Sie die Datei in das Textverarbeitungsprogramm. Bei Fragen zur Bedienung lesen Sie die Beschreibung Ihres Programms. | ||
+ | {{tag> | ||
+ | |||
+ | ==== Rundmail mit Tobit David ==== | ||
+ | === Eignung Ihres EDV Systems === | ||
+ | Eine Rundsendung an tausende Empfänger kann zu erheblichen Störungen Ihres EDV Systems führen. | ||
+ | Insbesondere wenn große Datenmengen an die Rundsendung angehängt werden sollen (Artikelflyer) entstehen sehr schnell sehr große Datenmengen, | ||
+ | * stellen Sie fest wie groß die Email etwa sein wird (Summe der Dateianhänge und eingebetteten Grafiken) | ||
+ | * Multiplizieren Sie die Größe einer Email mit der Anzahl Empfänger. | ||
+ | * 20MB Dateianhänge führen bei 1000 Empfängern zu 20GB ausgehenden Daten. | ||
+ | * stellen Sie fest welche ausgehende Bandbreite ihr Internetzugang bietet (Vertrag mit Internetprovider) | ||
+ | * Schätzen Sie ab wie lange der Versand dauern wird. | ||
+ | |||
+ | <WRAP important round center 85%> | ||
+ | **Mögliche Störungen durch die Rundmail können sein:**\\ | ||
+ | * Server und Netzwerk sind stark belastet und reagieren nur noch langsam. | ||
+ | * während dem Rundmailversand können keine anderen Emails versandt werden. | ||
+ | * Die Störung hält an bis alle Emails abgearbeitet sind. | ||
+ | * Ihr Provider lässt möglicherweise nur eine bestimmte Anzahl Mails pro Tag zu. | ||
+ | * Die Server im Internet die Ihre Emails verarbeiten, | ||
+ | * Einmal als Spam eingestuft wird Ihre Absenderadresse dauerhaft gesperrt. Sie können dann gar keine Emails mehr versenden. | ||
+ | * Die Sperre kann nur durch Ihren Provider durch einen aufwändigen Prozess wieder aufgehoben werden. | ||
+ | |||
+ | * der Festplattenplatz ihres Servers kann sich durch die Rundmails verringern. | ||
+ | * Andere wichtige Prozesse wie z.B. eine nächtliche Datensicherung kann ebenfalls gestört werden. | ||
+ | * Nächtliche Unterbrechung eines Rundmailversandes (Reboot des Server, automatische Updates) können dazu führen dass die Störungen am nächsten Tag fortgesetzt werden. | ||
+ | </ | ||
+ | |||
+ | <WRAP info round center 85%> | ||
+ | **Empfehlungen: | ||
+ | * Teilen Sie den Rundmailversand in mehrere kleine Gruppen auf. | ||
+ | * Testen Sie die Laufzeit. Senden Sie z.B. nur an 50 Empfänger und messen Sie die Zeit für den Versand. | ||
+ | * David unterstützt nur tausend Empfänger auf einmal. | ||
+ | * Starten Sie den Versand abends um die Systemleistung tagsüber hoch zu halten. | ||
+ | * **Bei häufigen und umfangreichen Rundsendungen sollten Sie mit einem EMail Marketing Dienstleister zusammenarbeiten.** | ||
+ | * Ein solcher Dienstleister kann Sie auch bei der rechtskonformen Erstellung eines Newsletter unterstützen und erlaubt entsprechende Auswertungen. | ||
+ | </ | ||
+ | |||
+ | === Vorgehensweise === | ||
+ | {{popup> : | ||
+ | Bereiten Sie zuerst wie oben beschrieben die Adressen in " | ||
+ | Sortieren Sie dann ihre Mailingliste nach " | ||
+ | Haben Sie die Adressen in **meine Mailingliste** aufbereitet selektieren sie die gewünschten Adressen (maximal 1000Stück pro Versandauftrag). Drücken Sie dann < | ||
+ | Bestätigen Sie die Hinweismeldung mit **OK**. das IFW erstellt dann die Datei **" | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | {{popup> : | ||
+ | {{popup> : | ||
+ | Starten Sie Tobit David und klicken Sie im Menü auf **" | ||
+ | \\ | ||
+ | David trägt daraufhin Ihre Datei als Befehlszeile die neue Email ein. Schreiben Sie Ihre Rundmail und klicken Sie dann auf **" | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | <WRAP info round center 75%> | ||
+ | **Hinweis: | ||
+ | * Die Datei wird im Davidverzeichnis unter \\ \apps\faxware\resource\data\IFWAdressenMAIL_USER.rnd erwartet. | ||
+ | * Sollten Sie darin keine Schreibrechte haben, wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer. | ||
+ | * Die Datei IFWAdressenMAIL_USER.rnd enthält nur die Adressen bei denen auch eine EMail vorhanden ist. | ||
+ | * Sie können mit Tobit David nur 1000 Emails pro Versandauftrag verschicken, | ||
+ | * Durch Massenmailversand können sie auf eine Email Blacklist geraten, so dass Sie gesperrt sind und keine Emails mehr versenden können. | ||
+ | * Beim häufigen Versand von Massenmails sollten Sie spezialisierte Software nutzen oder sich an einen entsprechenden Dienstleister wenden. | ||
+ | |||
+ | </ | ||
+ | {{tag> | ||
+ | ==== Rundfax mit Tobit David ==== | ||
+ | Haben Sie die Adressen in **meine Mailingliste** aufbereitet **[[administratoren: | ||
+ | Bestätigen Sie die Hinweismeldung mit **OK**. Das IFW erstellt dann die Datei " | ||
+ | Falls noch nicht geschehen schreiben Sie Ihr Fax, z.B. mit Microsoft Word. Wählen Sie dann im Word den Menüpunkt **" | ||
+ | Klicken Sie auf **" | ||
+ | |||
+ | {{popup>: | ||
+ | {{popup>: | ||
+ | {{popup>: | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | <WRAP info round center 75%> | ||
+ | **Hinweis: | ||
+ | * Die Datei wird im Davidverzeichnis unter \\ \apps\faxware\resource\data\IFWAdressenFAX_USER.rnd erwartet. | ||
+ | * Sollten Sie in diesem Verzeichnis keine Schreibrechte haben, wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer. | ||
+ | * Sie können mit Tobit David nur 1000 Faxe pro Versandauftrag verschicken, | ||
+ | * Schätzen Sie ab wie lange das Versenden eines einzelnen Fax dauert und multiplizieren Sie mit der Anzahl Adressen. Das ist die Mindestzeit wie lange der gesamte Vorgang dauert. So lange ist eine Ihrer Telefonleitungen belegt. Evt. ist in dieser Zeit ein Faxempfang nicht möglich. | ||
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