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<html><!– #Freigabe:22.06.2010 18:01# #Bearbeiter:Walter Rühle# #Quelle:# #Bemerkung:# –></html>

Ausdrucken und Exportieren

anwender:bedienelemente:druck_und_funktionsmenue01.jpg

Unter Drucken (bzw. ExportierenDatenausgabe in eine Datei) ist ganz allgemein die Ausgabe von Daten aus dem IFW zu verstehen. Abhängig vom Zweck werden Daten aufbereitet, formatiert und angeordnet und dann auf ein Zielmedium ausgegeben. Das Zielmedium ist entweder Papier (fest eingestellter Drucker und Format) eine Datei (PDF, TXT, CSVEin Dateiformat für den Datenaustausch (comma-separated-values), HTML) oder eine Bildschirmausgabe (IFW TabelleBildschirmdruck von Listen für Papier und Excel Export, HTML).

Bei der Ausgabe der Dateien in einem für Menschen gut lesbarem Layout (Belegausdrucke, PDF Ausdrucke) spricht man von Drucken. Bei der Ausgabe in einem maschinenlesbarem, für die computergestüzte Weiterverarbeitung geeignetem Format (Word Adressliste, vCards, EDI Nachrichten) spricht man von Exporten. In beiden Fällen ist die Bedienung gleich.

Um einen Beleg oder eine Liste zu drucken wählen Sie im IFW die gewünschte Daten (z.B. über das Menü "Vertrieb | Angebot | Angebot anschauen/ausdruckenDatenausgabe auf Papier oder in eine Datei". Positionieren Sie dann den Auswahlbalken auf dem gewünschten Datensatz und drücken Sie die Taste F4. Es öffnet sich das DruckmenüDruck- und Funktionsmenü. Wählen Sie "Drucken/Ausgabe" und suchenDatensatz suchen Sie dann den gewünschten Ausdruck aus. Statt F4 können Sie auch die rechte Maustaste drücken.

Beachten Sie bitte, dass u.U. nicht alle im folgenden beschriebenen Funktionen, sichtbar sind. Viele Funktionen sind von Ihrer EDV Umgebung abhängig (z.B. EMail Ausgabe), benötigen zusätzliche IFW Module (z.B. IFW Archiv, IFW Dateianhang) oder eine spezielle IFW Konfiguration (z.B. PDF Druck). Auch kann Ihr Zugriff über das IFW Rechtesystem eingeschränkt sein. Die Beschreibungen sind daher als beispielhaftes Vorgehen zu verstehen.
Sollten Sie gewünschte Ausgabeformulare in den Menüs nicht finden, fragen Sie Ihren Systembetreuer, der Ihnen Rechte freigeben, bzw. weitere Formulare erstellen und anmelden kann.

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persönliches Druckmenü / Favoriten

anwender:bedienelemente:druckmenue_auftragt01.jpg Standardausdrucke zusammen mit speziell angepassten Ausdrucken ergeben im IFW eine Vielzahl von Druckmöglichkeiten. Um Ihnen nur die für Sie wichtigen Ausdrucke anzubieten erstellt das IFW automatisch Ihr persönliches Druckmenüpersönliches Druck- und Funktionsmenü. Das IFW merkt sich dabei, welche Menüpunkte Sie bereits aufgerufen haben und bietet diese Punkte im Druckmenü an erster Stelle an.

Die Menüpunkte sortierenAuflistung der Datensätze in alphanumerischer oder numerischer Folge sich selbst nach der Häufigkeit ihrer Nutzung. D.h., der am meisten benutzte Menüpunkt steht an erster Stelle.

Ihr persönliches Druckmenü erscheint auch als Buttonleiste am oberen Fensterrand:
anwender:bedienelemente:druckmenue_auftragt02.jpg Darüber können Sie mit einem Mausklick den Ausdruck auslösen, ohne zuvor das Druckmenü öffnen zu müssen. Mit einem Rechtsklick in der Buttonleiste erhalten Sie die Möglichkeit die Buttons an einer bestimmeten Position zu fixieren oder den Button ganz zu löschen. Nach dem Löschen ist er nur aus der Buttonleiste entfernt. Im Druckmenü (F4) bleibt er vorhanden und kann weiterhin aufgerufen werden.

Tastenbelegung im Druckmenü (F4):

Eingabe Ausdruck starten
Esc Druckmenü schließen
Shift+Eingabe Ausdruck in die Datei a.asc umleiten und anzeigen. (Nur für ältere Druckausgaben geeignet)
Alt+1 Löst den Ausdruck an der ersten Position Ihres persönlichen Druckmenüs aus. Sie können so die Positionen 1-9 ansprechen


Sollten Sie in Ihrem persönlichen Druckmenüpersönliches Druck- und Funktionsmenü einen Ausdruck nicht finden dann öffnen Sie das Menü Drucken/ Ausgabe.

IFW ClassicDas IFW mit der klassischen Textoberfläche.: In der klassischen IFW Oberfläche ist die Bedienung ähnlich. Benutzen Sie im Druckmenü den Menüpunkt "alle Einträge" um weitere Druckmöglichkeiten zu erhalten.

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Druckrequester

Bevor die eigentliche Ausgabe ausgelöst wird öffnet sich vor vielen Ausdrucken ein DruckrequesterSchaltfläche mit Druckoptionen vor dem eigentlichen Ausdruck. Über den Druckrequester können Sie das Ausgabemedium und Formularoptionen wählen und die Ausgabe in eine Druckvorschau umleiten.

Druckrequester für Belege

anwender:bedienelemente:druckrequester_angebot.jpgDer Druckrequester erlaubt Ihnen den Ausdruck und das Ausgabeziel zu bestimmen.
Unter Formularoptionen können Sie wählen ob weitere Informationen auf dem Beleg gedruckt werden sollen. Unter Ausgabemedium bestimmen Sie wo der Beleg ausgedruckt wird. Beachten Sie dass für die Funktionen Fax und Email zusätzliche Computererweiterungen und IFW Einstellungen notwendig sind. Auch können hier weitere Ausgaben wie z.B. PDF oder ein Datenexport aufgelistet sein.
Um eine Bildschirmausgabe zu erhalten setzen Sie bei Druckvorschau einen Haken.
Um einmal getroffene Einstellungen für Ihren Benutzer zu fixieren haken sie das Diskettensymbol an.

Klicken Sie auf "Weiter" um den Ausdruck zu starten oder auf "Zurück" um den Vorgang abzubrechen.

Druckvorschau

Für eine Bildschimausgabe wählen Sie im Druckrequester unter "Ausgabeoptionen" die Option "Druckvorschau". Darauf öffnet sich der Internetexplorer mit der Druckvorschau. Klicken Sie auf das Symbol um den Seitenumbruch auszulösen. anwender:bedienelemente:druckvorschau_angebot.jpg

  • Verwenden Sie die Druckvorschau beim Email Versand nicht.
  • Benutzen Sie das Druckersymbol mit der Lupe am oberen Rand um den Seitenumbruch auszulösen.
  • Benutzen Sie das Druckersymbol am oberen Rand um:
    • einen anderen Drucker zu wählen.
    • einzelne Seiten auszugeben.
    • die Ausgabe auf das Zielmedium zu starten.
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Druckrequester für Listen

anwender:bedienelemente:druckrequester_listendruck.jpgDer Druckrequester bietet weitere Optionen.


Klicken Sie auf "Weiter" um den Ausdruck zu starten oder auf "Zurück" um den Vorgang abzubrechen.

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Belegdruck

einzelnen Beleg drucken

anwender:bedienelemente:druckmenue_angebot01.jpg

Suchen Sie den gewünschten Beleg und öffnen Sie das Druckmenü (Taste F4 oder Rechtsklick). Wählen Sie Drucken/Ausgabe und dann den am besten passenden Menüpunkt (z.B. "Drucken/Ausgabe | Belege | Angebot". Je nach Einstellung erfolgt der Ausdruck direkt oder es erscheint der Druckrequester. Über den Druckrequester können Sie weitere Optionen wählen.

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mehrere Belege drucken

anwender:bedienelemente:druckmenue_angebot01.jpg Suchen und selektierenmehrere Datensätze für die gemeinsame Weiterverarbeitung auswählen / filtern Sie zuerst die gewünschten Belege und öffnen Sie dann das Druckmenü (Taste F4 oder Rechtsklick). Wählen Sie Drucken/Ausgabe und dann den am besten passenden Menüpunkt (z.B. "Drucken/Ausgabe | Belege | Angebot". Je nach Einstellung erfolgt der Ausdruck direkt oder es erscheint der IFW Druckrequester. Über den Druckrequester können Sie weitere Optionen wählen.

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Direktdruck beim Speichern (Belegausgabe)

anwender:bedienelemente:druckmenue_belegausgabe.jpg Wenn Sie einen Beleg abspeichern erscheint die Systemmeldung mit der Auswahl: "drucken , Formularwahl, weiter". Drücken Sie die Taste D um den sogenannten Standardbelegdruck auszuführen. Dabei werden je nach Systemeinstellungen ein oder mehrere Kopien (Duplikate und Originale) ausgegeben. Bei entsprechender Konfiguration können hier auch weitere Belege, wie z.B. Versandunterlagen gedruckt werden. Die Belegausabe erlaubt bis zu 8 verschiedene Ausdrucke mit jeweils mehreren Kopien mit nur einem Befehl auszudrucken.

Die BelegausgabeDirektdruck beim Speichern eines Beleges kann auch aus der Auswahliste heraus aufgerufen werden. Suchen Sie den gewünschten Beleg und öffnen Sie das Druckmenü (Taste F4 oder Rechtsklick). Wählen Sie Belegausgabe | Standardbeleg. Der Druckrequester erscheint nicht, die Ausdrucke werden unmittelbar an den Drucker gesandt.

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Druckvorschau während der Belegbearbeitung

anwender:bedienelemente:drucken_und_exportieren:belegmaske_druckvorschau.jpg Sie können bereits während der Belegbearbeitungz.B. Angebot schreiben den Ausdruck prüfen. Klicken Sie dazu in der geöffneten Belegemaske auf das Symbol um die Druckvorschau zu öffnen (ab IFW 2.1-13/616). Die Druckoptionen können in diesem Fall nicht geändert werden. Sie entsprechen den Einstellungen der Belegausgabe.

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Seitenumbruch, Tabellen und Aufzählungen in HTML Belegen

Seitenumbruch

Für den (HTML)Ausdruck der Belege wird der Microsoft Internet Explorer verwendet. Die Seitenumbrüche ermittelt der Internet Explorer erst am Ende der Druckgestaltung. D.h. Während dem Ausdruck kann das IFW den Seitenumbruch nicht beeinflussen. Sollte der vom Internet Explorer erstellte Seitenumbruch an unerwünschten Stellen erscheinen können Sie ihn folgendermaßen beeinflussen:

  • fügen Sie Leerzeile in einem Fließtext hinzu, um den Folgetext auf die nächste Seite "zu verschieben".
  • löschen Sie Zeilen aus einem Fließtext heraus um den Seitenumbruch "nach unten" zu verschieben.
  • Fügen Sie das Schlüsselwort 
    ---Seitenumbruch---

    an der Stelle ein an der Sie einen Seitenumbruch erzwingen möchten. Benutzen Sie dazu vorzugsweise ein Fließtextfeld (nur in HTML Belegen ab der IFW Release 612).

Tabellen bei HTML Ausdrucke

Im Fließtext durch Leerzeichen formatierte Tabellen, wie sie bei den klassischen Ausdrucken möglich waren, werden in den HTML Ausdrucken nicht mehr korrekt dargestellt. Bei der HTML Ausgabe werden alle mehrfachen Leerzeichen vom Internet Explorer gelöscht. Desweiteren sind unter HTML die Zeichen unterschiedlich breit (Proportionalschrift). Schreiben Sie daher Ihre Texte im IFW ohne Tabellendarstellungen.

Ab der IFW Version V2.1-13/616 ist die Ausgabe von Tabellen und Aufzählungen mit Einschränkungen möglich:

In den Positionen der Verkaufsbelegen (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift) können Sie Tabellen und Aufzählungen folgendermaßen schreiben: 

Beispieltabelle:
Zelle11  Zelle 21
Zelle12  Zelle 22
Zelle13  Zelle 23

Bitte beachten Sie:

  • Die Funktion steht ausschließlich bei Verkaufsbelege zur Verfügung.
  • Die breiteste Spalte definiert die Tabellenbreite für alle Aufzählungen und Tabellen in einer Position. Vermeiden Sie es daher mehrere Tabellen in einer Position einzusetzen.
  • Das IFW erkennt an zwei Leerzeichen gefolgt von einem Zeichen den Übergang zu einer neuen Tabellenspalte.
  • Nur wenn mindestens zwei Zeilen die gleiche Spalteneinteilung haben wird die Formatierung aktiv.
  • Für die Spalten ausschlaggebend ist die Anzahl Zeichen. Im klassischen IFW ist das direkt erkennbar, da die Zeichen direkt untereinander stehen. Im grafischen IFW (IFW GUI) öffnen Sie das Kontextmenü (Rechtsklick im Editorfenster) und wählen Sie "Fixer Zeichensatz Ein-/Ausschalten Strg-R" (Ab IFW Version 2.1-13/640).
  • Nur der Text in der letzte Spalte wird automatisch umgebrochen. In den anderen Spalten ist der automatische Umbruch abgeschaltet (nowrap).
  • Die Funktion kann nur in den Positionstexten der Fließtextfeldern angewand werden.
  • Die Funktions steht nicht in der Ausgabe der Betriebsinternen Artikelbeschreibung zur Verfügung.
  • Das gewünschte Ergebnis tritt nur bei HTML Ausdrucken ein.


Um die richtige Anzahl Zeichen zu erkennen schalten Sie im Editor auf die feste Zeichenbreite um. Öffnen Sie dazu mit einem Rechtsklick im Editorfeld das Kontextmenü und wählen Sie "Fixer Zeichensatz Ein-/Ausschalten Strg-R" (Ab IFW Version 2.1-13/640).

Ist bei Ihnen diese Option nicht vorhanden, nutzen Sie stattdessen einen der folgenden Workarounds:

  • Wechseln Sie vorübergehend in die klassischen IFW Oberfläche (IFW Classic).
  • Oder edieren Sie Ihren Text in einem Editor mit fester Zeichenbreite. (z.B. Windows Edit)
  • oder kopieren Sie die längste Zeile ihrer Tabelle und füllen Sie dann die anderen Zellen im Überschreibmodus aus.

Beispiele:

Tabelle mit 2 Spalten:
Konto Nr:         123456789
Bankleitzahl:     321 321 321
Bic:              1234121 2123
Registergericht:  Musterstadt 

Tabelle mit 4 Spalten:
Kontonr:          123456789    Zelle31  Zelle41
Bankleitzahl:     321 321321   Zelle32  Zelle42
Bic:              123411 123   Zelle33  Zelle43
Registergericht:  Musterstadt  Zelle34  Zelle44

Probieren Sie das Beispiel aus, indem Sie den Text markieren, ihn kopieren (Strg-C) und ihn dann in den Fließtext einer Angebotsposition einfügen (Strg-V). Benutzen Sie dann die Druckvoschau.

Aufzählung / Einrückungen bei HTML Ausdrucke

Ab der IFW Version V2.1-13/616 ist die Ausgabe von Aufzählungen mit Einschränkungen möglich:

In den Positionen der Verkaufsbelegen Angebot, Auftrag Rechnung und Gutschrift können Sie Aufzählungen folgendermaßen schreiben: 

Aufzählung:
- Punkt 1
- Punkt 2
- Punkt 3
- Punkt 4

Probieren Sie das Beispiel aus, indem Sie den Text markieren, ihn kopieren (Strg-C) und ihn dann in den Fließtext einer Angebotsposition einfügen (Strg-V). Benutzen Sie dann die Druckvoschau.

Sollte bei einer Einrückung der Text erst mit einem großen Abstand zum Rand beginnen (extrem weit eingerückt sein) so sind in einer der darüberliegenden Zeilen aufeinanderfolgende Leerzeichen enthalten. Löschen Sie eines der beiden Leerzeichen.

Bitte beachten Sie:

  • Steht "-" als erstes Zeichen in der Zeile, direkt gefolgt von einem Leerzeichen und einem Zeichen erkennt das IFW eine Aufzählung. * Nur wenn mindestens zwei Zeilen** untereinander so beginnen wird die Formatierung aktiv.
  • Die Funktion kann nur in den Positionstexten der Fließtextfeldern angewandt werden.
  • Die Funktions steht nicht in der Ausgabe der Betriebsinternen Artikelbeschreibung zur Verfügung.
  • Das gewünschte Ergebnis tritt nur bei HTML Ausdrucken ein.


Beispiel:

Aufzählung:
- Aufzählung mit kurzem einzeiligem Text
- Aufzählung mit längerem Text über zwei Zeilen ohne Zeilenumbruch Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua.
- Aufzählung mit längerem Text 
  in zwei Zeilen, mit Zeilenumbruch und führenden Leerzeichen.
- Aufzählung mit kurzem einzeiligen Text.

Probieren Sie das Beispiel aus, indem Sie den Text markieren, ihn kopieren (Strg-C) und ihn dann in den Fließtext einer Angebotsposition einfügen (Strg-V). Benutzen Sie dann die Druckvoschau.

Listen drucken

anwender:bedienelemente:druckmenue_liste.jpg Der Listendruck gibt einen oder mehrere Datensätze aus.

Dabei entstehen entweder Übersichtslisten oder Auswertungen oder Dateien (Exporte) die für die Weiterverarbeitung in anderen Programmen oder für den Datenaustausch vorgesehen sind. Auf welchem Medium der Druck erfolgt ist i.d.R fest eingestellt und am Menüpunkt erkennbar. Des weiteren ist der Zugriff auf die Druckmenüpunkte über das IFW Rechtesystem beschränkt, d.h. Sie sehen unter Umständen nicht alle Menüpukte. Um Anpassungen vorzunehmen wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer.

mögliche Ausgabemedien
Papier fest eingestellter Drucker und Format
PDF Datei fest eingestellter PDF Drucker mit ggf. wählbarem Speicherort
CSV Datei fest eingestelltes Format für die Weiterverarbeitung, z.B. für Datenaustausch
IFW Tabelle Bildschirmdruck, auch mit der Möglichkeit zur Weiterverarbeitung in Excel.
Excel fest eingestelltes Format, der Ausdruck wird in Excel oder in der IFW Tabelle geöffnet
meine Listeselbstdefinierte Listenausgabe in die IFW Tabelle.selbst definierbare Liste mit verschiedenen Ausgabemöglichkeiten

Öffnen Sie zuerst die gewünschte Datenbank (Kunde, Lieferant oder Angebot usw.), von der Sie eine Liste drucken möchten.

Markieren Sie dann die gewünschten Datensätze, indem Sie in die erste Spalte in der AuswahllisteÜbersichtsliste im IFW klicken. Damit wird der Datensatzes mit einem gelben Dreieck markiert. Alternativ können Sie auch die Leertaste drücken um einen einzelnen Datensatz zu markieren. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Selektionsfunktionenmehrere Datensätze für die gemeinsame Weiterverarbeitung auswählen / filtern.

Nachdem Sie die Datensätze markiert haben die auf Ihrer Liste erscheinen sollen öffnen Sie das Druckmenü (Taste F4 oder Rechtsklick). Wählen Sie Drucken / Ausgabe und dann den am besten passenden Menüpunkt (z.B. "Drucken / Ausgabe | Listen | Listen der Angebote für Excel".

Die Ausgabe erfolgt entweder unmittelbar auf ein fest eingestelltes Medium oder zeigt zunächst den Druckrequester.

Welches der Verfahren ausgeführt wird, ist fest mit dem Menüpunkt verknüpft und kann von Ihrem Systembetreuer eingerichtet werden. Am besten probieren Sie den gewünschten Menüpunkt einfach aus.

  • Viele Ausgaben werden als IFW Tabellenausgabe ausgeführt. Lesen Sie dazu den Artikel IFW Tabelle.
  • Bevorzugen Sie für den Listendruck die IFW Standardlisten.
  • Sollte die gewünschte Liste nicht vorhanden sein, können Sie einfache Listendrucke über die Funktion meine Liste erstellen.
  • Eine schnelle Übersicht erhalten Sie auch mit dem Drucksymbol am oberen Rand der Auswahllisten. Sleketieren Sie Datensätze und drücken Sie ↹ (Tabulator) um nur einen Teil der Daten auszugeben.
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Standardliste

Die StandardlisteUmfassende Listenausgabe in die IFW Tabelle. ist eine umfassende Listenausgabe eines Datensatzes. Lesen Sie dazu den Artikel StandardlisteUmfassende Listenausgabe in die IFW Tabelle..

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meine Liste

Die Funktion "meine Liste" erlaubt Ihnen schnell einfache Listendrucke zu erstellen.

Wie Sie weitere Spalten hinzufügen finden Sie im Artikel Meine Listeselbstdefinierte Listenausgabe in die IFW Tabelle..

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Etikettendruck

Etiketten können direkt oder über externe Software ausgegeben werden. Lesen Sie dazu den Artikel EtikettendruckAusdruck auf Etiketten..

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Telefonnummer wählen / Telefonwahl

Nur in Verbindung mit Tobit David oder einer Siemens Telefonanlage. Entsprechende Konfiguration vorausgesetzt, können Sie aus dem IFW heraus eine Telefonverbindung aufbauen.

Öffnen Sie dazu den Kundenstamm und navigieren Sie zu dem gewünschten Kunden. Drücken Sie F4 und wählen Sie dann "Drucken/Ausgabe| TelefonnummerTelefonnummer" wählen.

Hinweis:

  • die Funktion kann von den meisten Adressdatenbänken aufgerufen werden. (Kunden, Kundenmitarbeiter, Lieferanten, Lieferantenmitarbeiter usw.)
  • Mit Tobit David wird die Fileschnittstelle verwendet. Dazu benötigen Sie Schreibrechte für die Datei \\davidserver\david\import\ifw????.fax.
  • In Verbindung mit der TAPITelephony Application Programming Interface benötigen Sie eine entsprechend konfigurierte Telefonanlage und TAPI Lizenzen.
  • Zur Einrichtung der Telefonwahl wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer.
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Route planen / Routenplaner

Das IFW selbst verfügt über keinen Routenplaner. Es kann aber Adressdaten als Ziel an Google Maps übergeben und damit dessen Routenplaner ansprechen.

Öffnen Sie dazu den Kundenstamm und navigieren Sie zu dem gewünschten Kunden. Drücken Sie F4 und wählen Sie dann "Drucken/Ausgabe| Route planen.

Das IFW erstellt dann aus Ihrer Firmenadresse als Startpunkt und die Kundenadresse als Ziel ein Kommando. Das Kommando wird an Windows übergeben. Windows öffnet daraufhin den Webbroswer und ruft Google Maps mit den gewünschten Adressen auf.

Wie können für die Funktion auch mehrere Kunden selektieren. Sie werden dann in der Reihenfolge ihrer Sortierung an Google Maps übergeben.

Nutzen Sie dann die Funktionen von Google Maps um Ihre Route zu planen.

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Kennzeichen beim Ausdruck setzen

Datensätze können nach dem Drucken mit einem KennzeichenÜbersicht über die Datensatz Kennzeichen. versehen werden um sie als "gedruckt" zu markieren. In diesem Fall meldet das IFW nach dem Ausdrucken "Kennzeichen setzen / Weiter". Drücken Sie dann die Taste K um den Datensatz zu kennzeichnen, oder W um kein Kennzeichen zu setzen. Wenn Sie K drücken, wird ein Kennzeichen im Feld Status bzw. Vermerke des gedruckten Datensatzes eingetragen. Ist das Feld Status auf der Auswahlliste sichtbar, können Sie bereits in der Übersicht erkennen ob er schon ausgedruckt wurde. Auf diese Weise werden z.B. Belege, die aus dem IFW heraus gefaxt wurden, mit dem Zeichen F versehen (nur mit IFW Message Manager).

Ob ein Ausdruck mit einem Kennzeichen versehen wird und welches Kennzeichen verwendet wird kann von Ihrem Systembetreuer eingerichtet werden.

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