Laufende Stichprobeninventur

Das IFW Modul erlaubt die Durchführung einer Stichprobeninventur in Verbindung mit dem Inventur-System INVENT (INFORM GmbH). Invent übernimmt dabei die Berechnung und bilanzsichere Bewertung der Inventur. Anbindung anderer Inventursystem nur auf Anfrage.

Inventuraufnahme der Stichprobe über das ganze Jahr möglich.

Aktivierung der zu zählenden Stichprobenartikel auf verschiedenen Inventurlisten.

Protokollierung der Inventuraufnahme welche Artikel auf welchen Inventurlisten.

Übersicht über den Fortschritt der Inventuraufnahme.

Vorgehensweise:

Es wird die Jahresinventur eröffnet Die Jahresinventur kann erst wieder abgeschlossen werden, wenn alle Stichprobenartikel inventarisiert wurden.

Die Datei urdat.dbk wird an das INVENT übertragen.

Die Stichprobe wird im INVENT gezogen und an das IFW übertragen und eingelesen (stidat.dbk).

Für eine Inventuraufnahme wird die Erfassung eröffnet.

Nach der Eröffnung sind keine Artikelbewegungen im IFW mehr möglich (Lieferscheine/Rechungen/Gutschriften … sind gesperrt). Alternativ kann auch eine Erfassung ohne Buchungssperre eröffnet werden.

Die zu zählenden Artikel werden aus der Stichprobe selektiert und in Inventurlisten zur Erfassung eröffnet.

Die ausgewählten Listen sind komplett in ihrer Menge zu erfassen und im IFW einzutragen.

Die Erfassung ist zu übertragen und eine entsprechende Inventurdifferenzliste zur Prüfung zu drucken.

Sind alle aktivierten Artikel erfasst und die Prüflisten in Ordnung, wird die Erfassung eingebucht/abgeschlossen und als neuer Bestand im IFW festgeschrieben. Nach dem Erfassungsabschluss ist die Teilinventur der aktivierten Artikel fertig und das IFW wieder betriebsbereit für Lagerbewegungen.

Die Inventurerfassung wird solange wiederholt, bis alle Stichprobenartikel gezählt wurden.

Sind alle Artikel der Stichprobe gezählt wird die Stichprobe an das INVENT übertragen (stidat.dbk).

Gibt das INVENT keine weitere Stichprobe aus sind alle notwendigen Artikel gezählt und es wird mit Punkt 5 fortgefahren. Ansonsten zu Punkt 2 zurück.

Liegt keine weitere Stichprobe vor, wird die Jahresinventur abgeschlossen und die Jahresinventur gilt als durchgeführt.

Am Wirtschaftsjahresende wird der Buchbestand als urdat.dbk an das INVENT übertragen und das Ergebnis aus INVENT für die Bilanz verwendet.

Menüpunkte der Stichprobeninventur

Erfassung eröffnen (mit Buchungssperre)

Eröffnung der Inventur-Teilerfassung ausgewählter Stichprobenartikel.

Während der gesamten Erfassung sind alle Beleg-Buchungsvorgänge im IFW gesperrt.

Jede eröffnete Erfassung erhält eine Durchgangangsnummer.

Erfassung eröffnen (ohne Buchungssperre)

Eröffnung der Inventur-Teilerfassung ausgewählter Stichprobenartikel.

Es kann während der Erfassung weiter im IFW Belege geschrieben und das Lager bebucht werden.

Jede eröffnete Erfassung erhält eine Durchgangangsnummer.

Eine Buchungssperre erfolgt erst ab dem Funktion "Erfassung Übertragen"

Stichprobenartikel als Erfassungsliste hinzufügen

Die zu zählenden Artikel sind in der Stichprobe auszuwählen und werden in die Inventurerfassungsliste übertragen.

Es wird eine Zählliste gedruckt (Formular "Erfassungsliste" der Inventurliste).

Jede aktivierte Liste erhält eine Listennummer.

Im Artikelstamm und in der Stichprobe sind die bereits gezählten Artikel erkennbar und werden nicht mehr übernommen.

Erfassung bearbeiten

Die Mengen aus den Zähllisten werden hier erfasst.

Erfassung Übertragen

Die Erfassung wird als Inventurmenge in den Artikelstamm übertragen.

Bei Erfassung ohne Buchungssperre wird hierbei eine Überprüfung der Startmengen der Erfassung vorgenommen. Sollte ein Artikel im Gesamtbestand verändert worden sein. So kann die Erfassung nicht übertragen werden. Prüfen sie die Mengen nochmals und korrigieren sie in diesem Fall die Mengen entsprechend in der Zählliste.

Nach erfolgreicher Übertragung sind die Beleg-Buchungsvorgänge im IFW gesperrt.

Prüfliste drucken

Es wird eine Prüfliste Buchbestand zu Inventurbestand gedruckt. Prüfen sie die Mengen.

Erfassung einbuchen/abschließen

Die Erfassung wird abgeschlossen und die Inventurmenge als neuer Gesamtbestand übernommen.

Die Buchungssperre wird aufgehoben.

Die Zählliste wird automatisch archiviert.

Die Inventurmenge wird zusätzlich in die Stichprobe eingetragen.

Laufende Stichprobenjahresinventur eröffnen

Zu Beginn der Inventuraufnahme einmal im Jahr wird hier die Jahresinventur eröffnet. Dabei werden alle alten Inventurdaten der letzten Aufnahme gelöscht.

Laufende Stichprobenjahresinventur abschließen

Nach Zählung aller Artikel durch eine oder mehrere Erfassungen wird am Ende des Jahres die Inventur abgeschlossen. Ein Abschluss ist nur nach Zählung aller relevanten Artikel möglich.

Gesamtbestand urdat.dbk erzeugen (->INVENT)

Der gesamte Artikelstamm und Bestand wird als Datei urdat.dbk erzeugt. Diese Datei ist an INVENT zu übertragen. Sie bildet die Grundlage für die notwendige Stichprobe. Am Jahresende nach Abschluss der Jahresinventur ist die Datei nochmals zu erzeugen und an INVENT zu übertragen. Daraus wird dann der Jahresabschluss des Lagerbestands generiert. Die Datei wird im Verzeichnis "invent/ifw2inv" erzeugt.

letzte Stichprobe archivieren

Nach Durchführung einer Stichprobe befinden sich die Daten in noch in der Liste. Um die Stichprobenliste zu leeren ist sie mit diesem Menüpunkt zu archivieren.

Stichprobendatei stidat.dbk einlesen (<-INVENT)

Einlesen der Stichprobendatei aus dem INVENT. Sie kann nur eingelesen werden, wenn die Stichprobenliste im IFW leer ist (siehe oben). Die Datei muss sich im Verzeichnis "invent/inv2ifw" befinden.

Stichprobenliste anschauen

Ansicht der aktuellen Stichprobendatei. In den einzelnen Zeilen ist auch der Erfassungsstatus der Artikel und deren Zählliste einsehbar.

Stichprobenzählliste stidat.dbk exportieren (->INVENT)

Ist die gesamte Stichprobe erfasst, so wird sie mit der Datei stidat.dbk an INVENT übertragen. Die Datei wird im Verzeichnis "invent/ifw2inv" erzeugt.

Inventurstatus

Hier kann der aktuelle Status mit Menge der zu zählenden Artikel eingesehen werden. Die Werte werden bei Eröffnung der Erfassung und beim Abschluss der Vorgänge ermittelt.