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Belegimport

Merkmale des Belegimportes

Das Modul erlaubt das Einlesen von Belegen aus Fremdsystemen oder anderen Mandanten zur Weiterverarbeitung im IFW. Dazu müssen die Belegdaten als Textdatei im CSV Dateiformat vorliegen. Der Import wird manuell ausgelöst. Für einen automatischen Import sind zusätzliche IFW Module notwendig.

Vorgehensweise

Die Belegdaten werden aus der Quellapplikation als CSV Datei in dem weiter unten beschriebenen Format ausgegeben. Diese CSV Datei muss auf einen Datenträger verbracht werden auf den das IFW Zugriff hat. Der Anwender löst manuell das Einlesen der Datei aus. Während dem Einlesen legt das IFW den entsprechenden Beleg an und führt dabei dieselben Buchungen aus die auch bei der manuellen Anlage erzeugt werden. Von da ab steht der Beleg für die normale Weiterverarbeitung zur Verfügung. Eine Plausibilitätskontrolle auf Gültigkeit der Daten (Preise, Mengen, Kunden und Artikeldaten) findet beim Import nicht statt.

Datensatzaufbau in CSV Dateiformat

Im folgenden ist der prinzipielle Dateiaufbau beschrieben. Jeder Beleg beginnt mit der Satzart „0“. Dieser Satz enthält alle Kopfdaten des Beleges (Belegnummer, Kunde, Adressdaten …). Satzart „0“ kommt pro Beleg genau ein mal vor. Ihm folgt die Satzart „1“. Die Satzart 1 enthält die Daten für eine Belegposition, also Artikeldaten, Mengen, Preis der Position usw. Die Satzart „1“ kann pro Beleg beliebig oft vorkommen, muss jedoch mindestens einmal enthalten sein. Der Inhalt der Zeilen, also Art, Anzahl und Länge der Daten können nach Anforderung angepasst werden.

Datensatzaufbau.

Zeilenumbruch:	Die Daten werden zeilenweise ausgegeben und mit einem Zeilenumbruch (CR/LF) abgeschlossen.
Struktur:	Es muss immer ein Kopfsatz ('0') gefolgt von wenigstens einem Positionssatz ('1') vorhanden sein. Es können in einer Datei beliebig viele Belege angegeben werden.
Feldlängen:	Die angegebenen Feldlängen sind die Maximalwerte die vom IFW aufgenommen werden können.
Trennzeichen:	Die Felder werden mit Tabulator getrennt. Andere Delimiter sind nach Absprache möglich.
Zeichensatz:	Die Daten können im ASCII oder ANSI Zeichensatz vorliegen. Bei Verwendung andere Zeichensätze ist vor dem Einlesen eine Konvertierung notwendig.
Dateinamen:	Die verwendeten Dateinamen sollten so gewählt werden dass sie in die Felder der IFW Importmaske passen.

Spaltenbeschreibung:

Legende:

MaxLänge:	Maximale Länge die beim Einlesen verwendet wird, längere Angaben werden entsprechend gekürzt, kürzere Angaben sind erlaubt. Die maximale Länge wird durch die Felder in den IFW Masken vorgegeben.
Typ:	M-Mussfeld; K-Kannfeld.
Inhalt:	Der vorgegebene oder zulässiger Feldinhalt.
TEXT	Text, Zahlen und Sonderzeichen. Ggf. müssen Sondezeichen maskiert werden, was auch vom gewählten Delimiter abhängt.
TT.MM.JJJJ	Datumsangabe J-Jahr, M-Monat, T-Tag.
6,3	Zahlenangabe. Sie wird immer ohne dem Komma angegeben. Die Angabe zeigt die maximale Vorkomma- und Nachkommaangabe an. Geben Sie die Zahl immer mit den entsprechenden Nachkommastellen an. Z.B. die Zahl 2,5 ist bei Format 6,3 als 2500 anzugeben.
Kopfsatz:
Feld	Max Länge	Typ	Inhalt	Beschreibung
Satzart	1	M	'0'	Eindeutige Kennung Zeichen 0
BelegNr	7	K	Text	Belegnummer, wenn leer wird sie vom System vergeben. Bereits vorhandene Belege werden ersetzt. Achten Sie dabei dass bei einer Nummernvorgabe ein eigener Belegnummernkreis im IFW benutzt wird.
KundenNr	6	M	Text	Die Kundennummer muss im IFW existieren. Der Beleg wird mit allen Daten die im IFW hinter dem Stammsatz hinterlegt sind, wie z.B. Anschrift, Auslandskennung (für die Steuerausweisung entscheidend), EuroID, angelegt.
Kundenname	30	K	Text	Wird nicht verwendet, dient nur zur Information
Datum	8	M	TT.MM.JJJJ	Datum des Belegs
Kommis- sionstext	60	K	Text	Text als Information, wird im Beleg als Hinweis gespeichert
Positionssatz:
Feld	Max Länge	Typ	Inhalt	Beschreibung
Satzart	1	M	'1'	Eindeutige Kennung Zeichen 1 (hex 0x31)
ArtikelNr	6	K	Text	Eine Artikelnummer aus dem IFW, kann auch leer gelassen werden.
Bezeichnung	30	K	Text	Positionstext der Position
Menge	9	M	6,3	Menge der Position. Angabe ohne Komma. Z.B. für die Menge 1 geben Sie als 1000 an.
Steuersatz	1	M	' ', 'A', 'B'	Steuersatz der Position: leer steuerfrei, A voller Satz (z.Z.19%), B halber Satz (z.Z.7%). Ist ein EG oder Auslandsbeleg einzulesen, so sind die entsprechenden Steuerschlüssel ebenfalls anzugeben. Die Kennzeichnung 'a' oder 'e' in Verbindung der EuroId im Kundenstammsatz führt automatisch zur korrekten Steuerausweisung. Es wird darauf hingewiesen, dass bei angegliederter Buchhaltung die korrekte Angabe der Steuerschlüssel bei Auslandsbelegen unumgänglich ist!
Betrag	9	M	7,2	Betrag ohne Steuer, die Steuer wird anhand des oben angegebenen Steuersatzes ausgewiesen. Angabe ohne Komma in Cent.

Beispiel:

0 10234 4321 Maier 12.02.2008 zusätzl. Belegtext
1 1001 Artikelbezeichnung1 1000 A 1200
1 1002 Artikelbezeichnung2 2000 A 100
1 1003 Artikelbezeichnung3 5000 A 200
1 1006 Artikelbezeichnung4 12000 A 850
0 10235 1123 Müller 12.02.2008 zusätzl. Belegtext
1 1001 Artikelbezeichnung1 1000 A 1200
1 1002 Artikelbezeichnung2 3000 A 100
0 10236 1236 Schmidt 12.02.2008 zusätzl. Belegtext
1 1001 Artikelbezeichnung1 2000 A 1200
1 1002 Artikelbezeichnung2 4000 A 100
1 1006 Artikelbezeichnung4 12000 A 850

Bitte beachten Sie

Zu den oben angeführten Feldern können bei Bedarf weitere Felder aufgenommen werden (z.B. Rabatt, Auftragsnr., Ihre Bestellnr., …), Dazu sind die Importprogramme anzupassen. Das gleiche gilt für abweichende Trennzeichen oder Zeichensätze. Belegnummern können entweder beim Import automatisch vergeben werden oder in der CSV Datei vorgegeben sein. Sind die Belegnummern vorgegeben müssen getrennte Belegnummernkreise im IFW und in der Quellapplikation eingestellt sein. Die Belegnummern sind im IFW üblicherweise auf ##00001 eingestellt. Damit ist das Kalenderjahr vorangestellt und die Zählung beginnt bei 1 (Z.B. 1200001 im Jahr 2012). Der Nummernkreis für die importierten Belege kann an den IFW Nummernkreis angrenzen (z.B. ##50000 im Jahr 2012 beginnt die Zählung bei 1250000). Achten Sie darauf, dass die verfügbaren Nummern ausreichen (Im Beispiel sind nur 50000 Belege pro Jahr möglich). Des Weiteren sind im IFW bei jedem Jahreswechsel Einstellungen für die Autonummerierung vorzunehmen. Alternativ können für die importierten Belege auch kürzere Ziffernfolgen verwendet werden (z.B. 10000). In diesem Fall sind die importierten Belege, bei Sortierung nach Belegnummer immer am Anfang. Sprechen Sie über diese Fragen mit Ihrem Systembetreuer.