ERechnung

Diese Dokument gibt den derzeitigen Stand wieder. Die aufgeführten Verfahren können sich nach Art und Umfang noch ändern.
Ab 01.01.2025 müssen alle Firmen ERechnungen annehmen und verarbeiten können. Als ERechnung sind alle Formate zulässig die die CEN-Norm 16931 erfüllen. Das ist z.B. ZUGFeRD oder XRechnung und Extension XRechnung.
ZUGFeRD ist ein Hybrid bestehend aus PDF (menschenlesbar) und verbundenem XML (maschinenlesbar).
XRechnungen sind XML Dateien (maschinenlesbar).
ERechnungen können per Weberfassung, Upload, EMail oder Peppol übermittelt werden.

Ab 2025 sind inländische Firmen verpflichtet ERechnungen empfangen zu können. Für Leistungen zwischen 01.01.2025 und 31.12.2026 können noch Papierrechnungen und PDF Rechnungen (ohne XML-Anteil) verwendet werden, sofern der Empfänger zustimmt.

Peppol (“Pan-European Public Procurement OnLine“) ist eine Sammlung von Komponenten und Spezifikationen, mit deren Hilfe innerhalb der Infrastruktur des Peppol Netzwerks Dokumente auf standardisierte Weise zwischen unterschiedlichen Business-Partnern ausgetauscht werden. Peppol erlaubt europaweit Belegdaten auszutauschen. Dazu benötigen Sie einen Peppol Access Point (über einen Dienstleister) und eine Peppol LeitwegsID.

Für das IFW wird keine integrierte Erstellung von XRechnungen angeboten, da es je nach Branche und Partner zu viele verschiedene Formate gibt.
Wir arbeiten an einer Funktion, Rechnungen im ZUGFeRD-Format (PDF) zu generieren.

ERechnung empfangen:

Wenn Sie die Rechnung im ZUGFeRD Format erhalten, dann ist der PDF Teil der Rechnung direkt lesbar. Jedoch ist der verbundene XML Teil steuerrechtlich ausschlaggebend.
Wenn Sie eine XRechnung erhalten, dann bekommen Sie eine XML Datei. Entweder per Email oder als Download. Den Inhalt der XML Datei können Sie mit einem der im Abschnitt "XRechnung lesbar machen, Viewer" gezeigten Programme lesbar machen.

ERechnung senden:

Sie können ZUGFeRD-Rechnungen folgendermaßen erstellen:

Aus den IFW Rechnungsdaten können ZUGFeRD-PDF-Dateien generiert werden, die dann per eMail an den Empfänger übermittelt werden.
Die Funktion wird in die PDF-Generierung beim Mailen von Rechnungen integriert.
Das Format der in der ZUGFeRD-PDF enthaltenen XML-Daten ist "EN 16931 – FacturX 1.03 – ZUGFeRD 2.0.1 - EXTENDED".

Kunden, die XRechnungen per PEPPOL fordern, können mit dieser Funktion nicht bedient werden

Sie können XRechnungen folgendermaßen erstellen:

Prüfen Sie, ob Ihr Kunde ein Webportal zur Eingabe von Rechnungen hat und nutzen Sie dieses.

Nutzen Sie einen Online Service, um Ihre XRechnung zu erstellen. Sie geben die Daten manuell ein, erhalten eine XML Datei. Diese Datei versenden Sie manuell per Email.

Nutzen Sie einen Service, wie er z.B. mit Datev SmartTransfer oder Ricoh IDX angeboten wird. Hier wird ein Rechnungsabbild per OCR ausgelesen, daraus die XRechnung erstellt und übertragen.

IFW Rechnungsdaten können elektronisch an den Dienstleister stratedi (www.stratedi.com) übermittelt werden. Dieser erstellt die XRechnung und übermittelt sie an den Empfänger (Peppol oder EMail).

Um Rechnungen automatisiert als XRechnung zu übermitteln ist ein Dienst wie Datev, Ricoh IDX oder Stratedi notwendig, zuzüglich eines IFW Modul für die automatische Rechnungsauswahl und Übergabe.

Je nach Anbieter und gewählter Lösung fallen initiale und regelmäßige Kosten an.

Vergleich XRECHNUNG

Die Angaben in der folgenden Tabelle geben den momentanen Stand wieder. Sie erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Angaben sind ohne Gewähr.

Rechnungsausgang

Funktion	Manuell	StratEDI	RicohIDX	Datev SmartTransfer
Datenübergabe Rechnungsausgang	Eingabe im Webportal und Konvertierung zu XRechnung, dann manuelle Übermittlung der XRechnungsdatei per Email	Eingabe im Webportal oder CSV Upload einzelner Dateien, dann Versand per Peppol oder EMail durch Stratedi.	Druck in den Ricoh IDX Drucker und damit Übergabe an das IDX. Dort wird die XRechnung erstellt (durch OCR) und dann Versand, per Peppol, Email oder Papier.	Upload per Datev Unternehmen Online, weiterer Ablauf unbekannt
Ausgang automatisierbar aus dem IFW	nein	ja Zusatzmodul "Ausgang", mit Protokolle im IFW und Anhänge an den IFW Belegen	Automatisierung des Druckens möglich (Zusatzmodul), keine Anhänge und keine Protokolle im IFW.	Automatisierung des Druckens möglich (Zusatzmodul), keine Anhänge und keine Protokolle im IFW.
Volle Kontrolle über die Dateninhalte, Übergabe von Rechnungspositionen.	ja, manuell	ja. IFW erzeugt die Übertragungsdatei. Dabei können alle Rechnungsinhalte (auch Positionen) berücksichtigt werden. Positionstexte und Textpositionen werden nicht übermittelt.	nein, Qualität hängt von der Konfiguration der OCR im Rico IDX ab. Übergabe von Positionen je nach Aufbau mit erhöhten OCR Konfigurationsaufwand verbunden. Übergabe von Positionen ist jedoch nicht zwingend notwendig.	nein, Qualität hängt von der Konfiguration der OCR im Rico IDX ab. Übergabe von Positionen je nach Aufbau mit erhöhten OCR Konfigurationsaufwand verbunden. Übergabe von Positionen ist jedoch nicht zwingend notwendig.
Wartung und Konfiguration durch das IFW Team	nein	ja	nein	nein
IFW Erweiterung notwendig	nein	ja, IFW Kundestamm muss um die Felder für Übertragungsart und Peppol LeitwegsID erweitert werden. Belegausdrucke müssen erweitert werden.	ja, IFW Kundestamm muss um die Felder für Übertragungsart und Peppol LeitwegsID erweitert werden. Belegausdrucke müssen erweitert werden.	ja, IFW Kundestamm muss um die Felder für Übertragungsart und Peppol LeitwegsID erweitert werden. Belegausdrucke müssen erweitert werden.

Rechnungseingang

Funktion	Manuell	StratEDI	RicohIDX	Datev SmartTransfer
Rechnungseingang per Peppol	nicht Möglich, da kein Zugang zum Peppol Netzwerk	Wird via Peppol empfangen dann CSV, XML oder PDF Download. Per Email XML Download oder Ansicht im Webviewer	Wird via Peppol (IDX) empfangen dann Ansicht im Webportal, Download als XML oder PDF	Wird via Peppol empfangen dann Ansicht im Webportal, genaues Verfahren nicht bekannt
Rechnungseingang per Email / Dateilink	Empfang der XRechnungsdatei per Email/Download und manuelle Konvertierung	Empfang der XRechnungsdatei per Email/Download und manuelle Konvertierung	Empfang der XRechnungsdatei per Email/Download und manuelle Konvertierung.	Empfang der XRechnungsdatei per Email/Download. Eingangsrechnungen müssen Datev manuell bekannt gemacht werden. Genaues Verfahren nicht bekannt
Eingang automatisierbar in das IFW	nein	nein (nur in Ausnahmefällen, Zusatzmodul)	nein (nur in Ausnahmefällen, Zusatzmodul)	nein
Protokolle und Dateianhänge im IFW	nur manuell	nur manuell (nur in Ausnahmefällen automatisierbar, Zusatzmodul)	nur manuell (nur in Ausnahmefällen automatisierbar, Zusatzmodul)	nein
Wartung und Konfiguration durch das IFW Team	nein	ja	nein	nein
IFW Erweiterung notwendig	nein	nein	nein	nein

Weiterführende Informationen:

https://www.e-rechnung-bund.de/rechnungssteller/

https://www.e-rechnung-bund.de/ubertragungskanale/

https://www.e-rechnung-bund.de/ubertragungskanale/peppol/

https://www.e-rechnung-bund.de/wp-content/uploads/2023/04/Entscheidungshilfe-Auswahl-Uebertragungskanal.pdf

Spezifikation Standard XRechnung, CIUS und Extension, Version XRechnung 3.0.1

https://xeinkauf.de/dokumente/

https://xeinkauf.de/peppol

https://xeinkauf.de/xrechnung

Standard XRechnung gemäß IT Planungsrat

XRechnung Dienstleister:

https://stratedi.de/ (Webportal, Upload von Rechnungsdaten, Peppol)

https://https://www.ricoh.de/ (Ricoh IDX / Peppol)

https://www.datev.de/web/de/aktuelles/e-rechnung-mit-datev (Peppol)

https://www.zugferd-community.net/de/

XRechnung lesbar machen, Viewer:

Falls Sie XRechnungen per Email oder Dateidownlad erhalten können Sie sie mit einem der folgenden Programmen lesbar machen. Sie können die Programme auch nutzen um ausgehende XRechnungsdateien zu validieren. Beachten Sie, dass Sie bei Nutzung eines Online Dienstes ihre Rechnungsdaten einem unbekannten Partner übergeben.

https://www.ultramarinviewer.de/

https://www.epoconsulting.com/erechnung-sap/e-rechnung-viewer

https://erechnungsvalidator.service-bw.de/

Testumgebung des Bundes

https://ref.xrechnung.bund.de/ref/authenticate.do

Beipiel für eine XRechnung

Kopieren Sie den Text in die Zwischenablage und fügen Sie ihn in einen XRechnungs-Viewer ein.

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